Quels sont les principaux postes budgétaires à prévoir lors d’un changement de bureaux

Lors d’un déménagement, les entrepreneurs anticipent généralement fort bien les bénéfices de l’opération : plus de confort, d’espace, de chiffre d’affaires, etc.

Mais il faut également bien évaluer les différents postes de dépenses liés à ce changement de locaux. Quelles sont les principales lignes budgétaires à prendre en compte dans vos calculs en plus du nouveau loyer et des honoraires ? Leaseo, votre conseil en immobilier de bureaux à Paris, vous livre ses connaissances sur le sujet.

Le coût de la rénovation des bureaux

Les dépenses les plus élevées sont généralement liées à la rénovation des bureaux dans lesquels vous emménagez :

• Murs à réparer ou à décorer
• Cloisons à démonter ou à remonter
• Réseaux électriques ou de télécommunication à adapter
• Aménagements pour rendre les locaux conformes aux normes de sécurité et d’accessibilité, etc.

Pensez également à prévoir dans votre tableur une ligne pour les frais de remise en état des locaux que vous quittez, en prévision de l’état des lieux. Toutes ces petites « bricoles » finissent par coûter cher.

Le mobilier et l’équipement de vos nouveaux bureaux

Vous devrez peut-être aussi effectuer certains achats pour aménager les locaux de façon agréable et fonctionnelle : 

• Nouveau mobilier
• Appareils électroménagers pour la cuisine ou la salle de pause
• Postes informatiques, serveur, vidéoprojecteurs, etc.

De telles dépenses sont souvent incontournables pour optimiser la productivité, mais aussi le bien-être de votre équipe au quotidien.

Les frais relatifs aux salariés et aux intervenants externes

Un changement de locaux professionnels peut aussi se traduire par une augmentation des charges liées au personnel : 

• Nouveaux recrutements
• Indemnités de départ de salariés qui ne souhaitent pas vous suivre
• Primes d’éloignement ou de déménagement
• Prise en charge de frais de transport supplémentaires, etc.

Dans le même ordre d’idées, un avocat devra peut-être intervenir pour procéder à la modification de certains contrats de travail.

Le coût du déménagement lui-même

Lorsque l’effectif est réduit ou que la distance entre les anciens et les nouveaux locaux est faible, beaucoup d’entreprises préfèrent gérer le déménagement en interne.

Si c’est votre cas, ne sous-estimez pas le nombre de journées de travail perdues, et faites établir un devis par un professionnel pour comparer.

Le nettoyage des anciens et des nouveaux locaux

Difficile d’échapper à une opération de nettoyage en règle ! Là encore, nous vous conseillons d’externaliser cette tâche indispensable, mais pas forcément palpitante…

Les dépenses liées à la communication

Pour être certain de ne pas perdre de clients en route — et en gagner au passage — prévoyez une communication efficace autour de votre déménagement : 

• Affichage ou panneaux dans vos anciens locaux pour informer les clients de votre nouvelle adresse
• Signalétique adaptée pour vos nouveaux locaux (plaque, enseigne ou vitrine)
• Newsletter dédiée, mise à jour de votre site web, communication sur les réseaux sociaux, etc.
• Éventuellement, réception d’inauguration

Enfin, pour éviter toute mauvaise surprise, révisez dès aujourd’hui notre check-list pour un déménagement de bureaux réussi !

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