Co-meeting : un boost pour la créativité et l'innovation en entreprise

L'un des défis de la vie d'entreprise est de rendre les réunions plus efficaces afin de rentabiliser le temps de chacun, obtenir un résultat concret pour être productif, et dans l'idéal innovant et créatif. A combien de réunions de ce type assistez-vous par an ? Si les nouvelles façons de travailler bouleversent les habitudes en entreprise, la traditionnelle réunion n'y échappe pas. On parle bien de coworking, de collaboratif et pourquoi pas de co-meeting ? Pour parler de co-meeting, Leaseo a rencontré Xavier Ginoux, fondateur d'OPEN MIND KFE, un réseau d'espaces de réunion conçus, grâce à l'appui des neurosciences, pour favoriser la réflexion, le travail collaboratif et la découverte de nouvelles méthodes de partage de l'information. Avec lui, nous avons parlé de son concept pour que plus aucune réunion ne soit improductive.

Miser sur des facilitateurs pour se mettre dans un état d'esprit collaboratif

Les co-meetings, avant d'être des espaces de réunion, c'est avant tout un état d'esprit. La philosophie d'OPEN MIND KFE, c'est d'abord l'adoption du travail collaboratif, la réelle efficacité de ces réunions reposant sur la synergie des participants. Pour cela, il est important d'établir une stratégie en amont avec une personne externe à l'entreprise, que Xavier Ginoux appelle un facilitateur : un coach spécialisé dans l'animation de meetings et dans le travail participatif. Ainsi, le concept d'OPEN MIND KFE est de mettre à disposition, à la fois, un espace et un facilitateur, même s'il n'est pas obligatoire de faire appel à un tiers.

"L'intervention d'un professionnel externe à l'entreprise va permettre de s'affranchir des relations de hiérarchie entre participants. Nous conseillons à l'entreprise de nous appeler bien en amont de la réunion afin que le facilitateur intervienne avec elle dans la conception de la réunion, choisisse les outils et l'espace le plus adapté".

Ensuite, il s'agit de donner les règles du concept à chaque participant afin que tous jouent le jeu. De quoi s'agit-il ? Pour poser le cadre du collaboratif, "commencer par rappeler que l'entreprise est chez elle, le temps de la réunion, chacun peut entièrement prendre possession des lieux, mettre des post-ils partout, déplacer le mobilier et permettre à chacun de prendre part à la logistique s'il le souhaite, toujours sans notion de hiérarchie via de petites actions simples comme se charger du café ou participer à la préparation du déjeuner".

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S'appuyer sur les neurosciences dans la conception de l'espace de réunion pour rendre son cerveau disponible

Non, Xavier Ginoux n'a pas pu nous livrer tous les secrets de fabrication de ses OPEN MIND KFE mais il nous a dévoilé un peu des éléments clefs de la formule. Il est allé chercher l'inspiration en Scandinavie, aux Pays-Bas et en Allemagne, pays qui, le constate-t-il, ont un temps d'avance sur la France en ce qui concerne les nouveaux modes et espaces de travail. Son savoir-faire réside dans l'observation des dernières tendances, associée à beaucoup de lectures sur les neurosciences ainsi que d'une longue expérience acquise en événementiel et scénographie. Il nous conseille notamment les travaux de Françoise Bronner, chercheur en organisation et espace. Concrètement par quoi passe la stimulation du cerveau quand on amorce une phase de réflexion collective ? Avant tout, on va faire attention à la lumière du jour, primordiale, puis on va travailler le son et l'acoustique, et enfin la notion de déplacement et d'ergonomie. "Nos espaces ont l'air beaux et design mais c'est en fait très étudié. Le plus important pour nous, sur un temps de réunion, c'est de respecter le cerveau et de le titiller afin qu'il soit tout à la fois créatif, en capacité de prendre des décisions et à l'écoute des autres." L'espace est pensé pour être évolutif et non figé : le mobilier est flexible et déplaçable facilement pour prévoir des formats de réunion assis autour de la même table, sur des assises ludiques ou alors organiser une réflexion commune debout et dans le mouvement. Un maximum de surfaces d'affichage ont été prévues afin de permettre l'expression, la réflexion et la conception en groupe.

Eviter le traditionnel PowerPoint pour miser sur des outils de co-construction

Pour OPEN MIND KFE, les outils digitaux et les nouvelles technologies sont importants, mais pas fondamentaux dans le déroulé de la réunion. Dans le concept de co-meeting, le plus important c'est d'avoir des surfaces d'affichage, d'écriture et d'expression accessibles en gardant la dimension humaine. Si des pavés tactiles et des logiciels collaboratifs sont à disposition, beaucoup de groupes plébiscitent également les activités qui nécessitent le touché comme les legos, la pçte à modeler, le dessin ou l'écriture collective. "Nous pouvons former les gens aux logiciels collaboratifs dont sont équipés les OPEN MIND KFES, en amont de la réunion, mais nous avons conscience que très vite, l'outil peut être gadget et faire perdre du contenu à la réunion et nous ne voulons pas mettre les participants dans une situation inconfortable". L'avantage des outils digitaux réside dans le fait que dans certains cas, ils vont permettre de désinhiber les participants qui, par exemple, n'oseraient pas se lever et aller coller leur post-it : ils peuvent exprimer leurs idées via leur smartphone connecté à un logiciel collaboratif (Yellow ou Majency). A termes, OPEN MIND KFE équipera ses espaces de plus d'objets connectés mais ils seront mis à disposition principalement pour une typologie de clients comme les startups, qui sont en vraie demande. L'entreprise souhaite éviter de tomber dans l'écueil du "digital pour faire du digital" et veut surtout rester en phase avec le travail de ses facilitateurs. Le co-meeting a certainement de l'avenir avec le développement des nouveaux modes de travail tels que le flex-office ou le télétravail qui entraînent une réduction de la taille des sièges d'entreprise. A terme, il sera d'autant plus important d'avoir des points de rencontre conviviaux et équipés pour se retrouver et se réunir, pour un moment donné, un cycle de formations ou bien un processus de transformation.

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