Changement de bureaux : la check-list du déménagement

Pour éviter que le déménagement de vos locaux se traduise par une perte de productivité, il est recommandé établir un rétroplanning précis avec les salariés et les prestataires concernés. Leaseo, votre conseil en immobilier d’entreprise à Paris, vous a préparé la check-list des préparatifs et des formalités indispensables pour un déménagement réussi.

| Leaseo s'interroge : Faut-il renégocier le bail de son entreprise ou déménager ? |

1. Anticiper les conséquences juridiques d’un changement de bureaux

Avant même de rechercher de nouveaux locaux, reprenez votre contrat de bail actuel et vérifiez les modalités de préavis. Le plus souvent, ce délai est de 6 mois.

Un déménagement peut aussi entraîner des modifications de contrats de travail, si vous n’avez pas prévu de clause de mobilité. Dès que la date du déménagement est connue, prévenez et rassurez vos équipes afin d’éviter tout stress inutile.

2. Planifier les travaux de réparation et de rénovation

Pour cela, effectuez un audit détaillé de l’état de vos futurs bureaux. Ne laissez rien au hasard : isolation, respect des normes de sécurité, branchements informatiques, cloisons, agencement, mobilier, etc.

Procédez de même dans les bureaux que vous quittez. Vous éviterez ainsi de coûteuses surprises lors de l’état des lieux de sortie.

3. Chiffrer et programmer le déménagement de vos bureaux

3 à 4 mois avant le jour J, il est conseillé de préparer un inventaire du matériel à déménager, à vendre ou à donner. Si vous décidez de faire appel à un déménageur, le prix compte, bien sûr. Mais comparez également les garanties et les assurances fournies par chacun des prestataires.

Nommez un responsable pour contrôler l’avancée des opérations, service par service. Achetez ou louez le matériel d’emballage, d’étiquetage et de protection. Un conseil : le recours à des sociétés spécialisées vous fera gagner une énergie précieuse dans cette période délicate.

| Pour aller plus loin : Les principaux postes à prévoir lorsqu'on change de bureaux |

4. Prévenir ses partenaires et prestataires

Passez en revue l’ensemble des contrats souscrits par votre entreprise. Avertissez systématiquement vos prestataires et partenaires, à commencer par vos fournisseurs d’eau, d’énergie, de téléphonie et d’accès à internet.

Votre banque, votre assureur, l’URSSAF, le Trésor public et la Sécurité Sociale appartiennent, eux aussi, à la longue liste des interlocuteurs auxquels signaler votre déménagement. Enfin, ne négligez pas la réexpédition de votre courrier postal, toujours utile même en 2021.  

5. Communiquez largement autour du déménagement

Le déménagement de votre entreprise ne doit pas être négligé sur le plan commercial.

Préparez avec soin votre communication, au risque de perdre des prospects ou des clients en chemin. Diffusez largement la nouvelle de votre changement de bureaux partout où c’est possible :

• signatures de mails de vos collaborateurs
• site internet
• newsletter
• fiche Google My Business, annuaires en ligne, etc.

Si vous envisagez prochainement de déménager, c'est le moment d'évaluer correctement la superficie de vos prochains bureaux grâce à notre calculateur de surface gratuit à découvrir ici !

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