Les obligations des bailleurs de bureaux | Leaseo

décembre 2023
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Maximilien Legros Ecrit par
Maximilien Legros

Economies dénergie

Propriétaires de bureaux : quelles sont vos obligations vis-à-vis du locataire ? 

Vous êtes bailleur ou vous vous intéressez à l’immobilier d’entreprise ? Si vous souhaitez louer des bureaux, il est essentiel d’identifier les responsabilités qui découlent de cette démarche. Leaseo, spécialiste de l’immobilier d’entreprise à Paris, vous présente les obligations à respecter pour louer votre espace dans le respect de la législation !

Louer un local en bonne et due forme

Avant de louer vos bureaux, vous devez vous assurer qu’ils sont en état d’accueillir de nouvelles entreprises dans de bonnes conditions. 

Vos infrastructures présentent des défauts ? Elles sont en mauvais état ? Elles ne respectent pas les dernières normes en vigueur ? Il vous incombe de faire les réparations nécessaires avant la signature d’un bail commercial ou professionnel.

Après avoir contrôlé ces différents points, assurez-vous aussi que votre local est propre avant de le louer à de nouveaux locataires.

Présenter les documents nécessaires pour toute nouvelle location 

Vos bureaux sont prêts et vous avez trouvé de nouveaux locataires ? Plusieurs documents sont indispensables pour mettre à disposition vos espaces de travail :

  • un contrat stipulant les conditions de location comme le bail commercial ou le bail professionnel ;
  • le diagnostic de performance énergétique (DPE) valable dix ans et réalisé par un professionnel ;
  • un formulaire ERP (État des Risques et des Pollutions) pouvant être rempli en ligne par vos soins si le bien se trouve dans une zone concernée ;
  • l’annexe verte qui permet d’évaluer la consommation énergétique des bureaux et de prévoir une réduction de cette consommation si les locaux ont une surface de plus de 2 000 m2.
  • le diagnostic amiante qui sert à indiquer la présence ou l’absence d’amiante. Il est obligatoire si le permis de construire a été délivré avant le 1er juillet 1997 ;
  • un état des lieux effectué en présence de vos nouveaux locataires ;

Remarque : d’autres diagnostics sont optionnels ou ne concernent pas tous les cas de figure comme l’état parasitaire ou le diagnostic plomb.

Permettre à votre locataire d'occuper votre local paisiblement et en toute sécurité 

Une fois votre bail signé, le locataire s’engage à vous verser un loyer chaque mois. En contrepartie, vous devez garantir la jouissance paisible des bureaux aux utilisateurs. La durée varie selon la nature du contrat signé :

  • Dans le cas d’un bail commercial, vous consentez une location pendant une durée minimum de 9 ans reconductible. Attention : vous ne pouvez pas mettre fin au contrat sauf en versant une indemnité d’éviction à votre locataire.
  • Dans le cadre d’un bail professionnel, vous êtes soumis à l’obligation de louer pendant une durée minimale de 6 ans. Le locataire a le droit de résilier le contrat à tout moment avec un préavis de 6 mois. Lorsque l’initiative vient du bailleur, ce dernier peut résilier uniquement à la fin des 6 années en accordant un préavis minimal de six mois au locataire.
  • Dans le cadre d’un bail dérogatoire également appelé bail de courte durée ou bail précaire, la période de location est de 3 ans maximum. À l'expiration, le bailleur n'est pas tenu de renouveler le bail. 

Remarque : si le bailleur fait preuve de négligence en laissant le locataire occuper les lieux pendant plus de 3 ans, alors le contrat se transforme automatiquement en bail commercial.

Lors de la remise des clés, vous devez veiller aussi à ce que les locataires puissent avoir accès à toutes les parties des bureaux. Durant toute la durée du bail, vous respecterez aussi les clauses définies dans votre contrat, notamment celles concernant les travaux et les différentes réparations à effectuer.

Assurer vos bureaux : une obligation pour certains propriétaires, une bonne idée pour tous

Si vous êtes propriétaire d’un bien immobilier en copropriété, vous êtes dans l’obligation de souscrire une assurance pour votre bureau. Depuis 2014, la loi Alur vous oblige à vous protéger contre des accidents éventuels pouvant provenir de vos bureaux, même si vous ne les occupez pas (assurance PNO). A minima, votre assurance devra couvrir votre responsabilité civile (RC) et vous protéger juridiquement des sinistres tels que : les dégâts des eaux, les incendies, les bris de fenêtre, etc.

Pour vous aider à gagner en sérénité dans le cadre de votre location de bureaux, d’autres options peuvent venir compléter votre contrat d’assurance : protection juridique, garantie de loyers impayés, vacance de bien, etc.

Vous détenez vos bureaux sous une autre forme de propriété ? Dans ce cas, la souscription à une assurance RC n’est pas obligatoire, mais elle est toutefois vivement conseillée !

Vérifier si les compteurs sont bien raccordés 

C’est également l’une des obligations auxquelles doit répondre le bailleur : s’assurer du bon raccordement du compteur électrique. Cette démarche est également valable pour le compteur de gaz si votre local est raccordé au gaz naturel.

Si le raccordement n’a pas été effectué, le propriétaire devra donc réaliser les démarches nécessaires auprès d’Enedis pour l’électricité, et de GRDF pour le gaz. Par la suite, le locataire pourra choisir l’offre d’électricité et/ou de gaz répondant le mieux à ses besoins.

En remplissant chacune de ces obligations, vous protégez juridiquement la location de vos bureaux. De plus, vous permettez à vos locataires d’occuper vos espaces de travail en toute tranquillité ! Vous souhaitez obtenir une meilleure rentabilité tout en respectant les règles juridiques en vigueur ? Notre équipe vous conseille pour mener à bien votre projet locatif sur Paris.

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